BESTYRELSENS FORRETNINGSORDEN  – GRRK

1. Konstituering. På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær.  

2. Bestyrelsesmøder afholdes minimum 6 gange årligt.
   Sekretæren indkalder via e-mail til bestyrelsesmøderne med 14 dages varsel. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt.
   Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom.
   Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 2/3  af bestyrelsens medlemmer er til stede.
   Medlemmer, og andre som ønsker emner behandlet på GRRK`s bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren. 
   Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.  Der er følgende faste punkter på dagsordenen: • Godkendelse af referat • Indkomne punkter • Regnskab • Rapport fra udvalgene • Eventuelt
3. Mødested. Møderne afholdes som udgangspunkt på GRRK. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende – i dennes forfald næstformandens. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
4. Referater. Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Referatet godkendes senest på næste bestyrelsesmøde. Er referatet godkendt, sættes det i en mappe i rytterstuen, så det er tilgængeligt for klubbens medlemmer. Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.
5. Bestyrelsen forestår i samarbejde med berideren den daglige ledelse af GRRK, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes budgetter for drift, der inden den pågældende periodes begyndelse skal være godkendt af bestyrelsen. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet. Bestyrelsen fører tilsyn med GRRK’s udvalg samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med GRRK’s love, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger.
6. Habilitet og tavshedspligt. Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem. Alle personsager der måtte blive drøftet i bestyrelsen er omfattet af tavshedspligt – det samme kan gøre sig gældende i andre punkter der behandles på mødet og vil i så fald blive aftalt inden punktet afsluttes.
7. Regnskaber. Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for andre indtægter. Kassereren orienterer på bestyrelsesmøde (minimum hvert kvartal) om klubbens drift og regnskabsmæssige status.GRRK’s regnskab, der er offentligt, underskrives af bestyrelsen og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer. Formanden og kassereren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder samt Billund Kommune.
8. Ændring af forretningsorden: Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.